Zodra de dagen langer worden, valt het ineens op hoeveel er in je bureaula ligt. Pennen die niet meer schrijven, drie nietmachines waarvan er één werkt, stapels geprinte mails van vorig jaar. Een kantoorvoorraad groeit ongemerkt, vooral als je thuis én op kantoor werkt en overal een beetje van alles hebt liggen.
Het voorjaar is een logisch moment om daar eens goed doorheen te gaan. Met het stappenplan hieronder ruim je in een middag op, houd je over wat je gebruikt en koop je alleen bij wat echt ontbreekt. Dat scheelt ruimte, geld en zoektijd.
Stap 1: alles op één plek
Begin met verzamelen. Haal alle laden, bakjes, tassen en planken leeg en leg de inhoud op een tafel of op de vloer. Vergeet de plekken niet waar spullen zich graag verstoppen: je laptoptas, de vensterbank, de keukenla waar toch altijd een paar pennen belanden.
Pas als je alles bij elkaar ziet, krijg je een eerlijk beeld. Vaak blijkt dan dat je niet te weinig hebt, maar juist te veel van hetzelfde. Sorteer meteen grof in groepen: schrijfwaren, papier, opbergmiddelen, kabels en kleine hulpmiddelen zoals paperclips en plakband.
Stap 2: testen en weggooien
Nu volgt het minst spannende maar meest bevredigende deel. Pak elke pen en markeerstift en zet er een streep mee op een kladblaadje. Doet hij het niet direct, dan mag hij weg. Hetzelfde geldt voor uitgedroogde lijmstiften, correctierollers die haperen en elastiekjes die knappen zodra je ze uitrekt.
Gooi niet alles klakkeloos bij het restafval. Lege batterijen en kapotte kabels horen bij de inzameling voor klein afval, en sommige winkels nemen lege inktcartridges terug. Twijfel je over iets, leg het dan in een aparte doos en kijk er over een maand opnieuw naar. Heb je het in die tijd niet gemist, dan weet je genoeg.
Stap 3: papieren kritisch bekijken
Papier is vaak de grootste boosdoener. Loop je stapels door en stel bij elk vel dezelfde vraag: heb ik dit nog nodig, en zo ja, moet het op papier bewaard blijven? Veel documenten kun je scannen of staan al digitaal in je mailbox. Notities van afgeronde projecten mogen meestal weg.
Let wel op stukken die je om administratieve redenen moet bewaren, zoals facturen of contracten. Die verdienen een vaste map. Papieren met persoonlijke of vertrouwelijke gegevens versnipper je, in plaats van ze in de papierbak te gooien.
Stap 4: dubbele spullen verdelen
Na het testen houd je vaak een berg werkende, maar overbodige spullen over. Vijf schaartjes, twee perforators, een hele doos post-its. Bedenk hoeveel je er werkelijk gebruikt en bewaar per werkplek één exemplaar van elk. Werk je hybride, zorg dan dat zowel je thuisplek als je kantoortas de basis heeft, zodat je niet steeds dingen heen en weer sjouwt.
Wat dan nog over is, kun je weggeven aan collega’s, de school van de kinderen of een buurthuis. Zo krijgen spullen een tweede leven en hoef jij ze niet meer op te bergen.
Stap 5: alleen bijkopen wat ontbreekt
Met een opgeruimde voorraad zie je precies wat er mist. Maak een korte lijst voordat je iets bestelt, en houd je eraan. Wie zonder lijst gaat winkelen, komt vaak thuis met spullen die al in de la lagen. Wil je vooraf vergelijken welke kantoorartikelen bij jouw manier van werken passen, dan vind je op comparekantoor.nl overzichten van verschillende categorieën kantoorbenodigdheden.
Kies bij het aanvullen liever voor kwaliteit dan voor grote voordeelverpakkingen die je nooit opmaakt. Een paar goede pennen die je graag gebruikt, gaan langer mee dan een pak van vijftig dat langzaam uitdroogt. Handig is ook om een vaste plek in te richten voor je reserves:
- Eén bakje voor schrijfwaren die je dagelijks gebruikt
- Een lade voor reservevoorraad zoals nietjes en notitieblokken
- Een map voor papieren die je moet bewaren
- Een vaste plek voor opladers en kabels